ADGG0208: Técnicas de recepción y comunicación

Este módulo formativo pertenece al certificado profesional ADGG0208 Actividades administrativas en relación con el cliente.

Objetivos generales del módulo formativo:

• Identificar la estructura funcional de organizaciones tipo y de la Administración Pública, distinguiendo los flujos de información en las comunicaciones orales o escritas, de forma presencial, telemática o electrónica, y sus medios de canalización.
• Aplicar las técnicas de comunicación oral, presencial o telemática, transmitiendo información de acuerdo con los usos y costumbres socioprofesionales habituales de organizaciones e interlocutores tipo.
• Aplicar el proceso de recepción, acogida y registro de visitas en situaciones tipo desarrollando las habilidades de comunicación convenientes en cada una de las fases.
• Aplicar técnicas de comunicación escrita en la redacción y cumplimentación de información y documentación, oficial o privada, mediante la utilización de medios ofimáticos y electrónicos.
• Aplicar las técnicas de registro público y privado, y distribución de la información y documentación, facilitando su acceso, seguridad y confidencialidad.

Procesos de comunicación en las organizaciones y Administración Pública.

• Tipología de las organizaciones por:
  • Sector de actividad.
  • Tamaño.
  • Forma jurídica de constitución y otras.
• Identificación de la estructura organizativa empresarial:
  • Horizontal.
  • Vertical.
  • Transversal.
• Identificación de la estructura funcional de la organización:
  • Estructura departamental.
  • El organigrama de la empresa: su elaboración.
• Flujos de comunicación: elaboración de diagramas de flujos e información gráfica.
• Canales de comunicación: tipos y características.
• La Administración Pública: su estructura organizativa y funcional.
• Técnicas de trabajo en grupo:
  • Relaciones jerárquicas.
  • Relaciones funcionales.
• Estructuración y aplicación práctica de los diferentes manuales de procedimiento e imagen corporativa.
• Normativa vigente en materia de:
  • Seguridad, registro y confidencialidad de la información y la
    comunicación.
  • Protección de datos, y servicios de información y comercio electrónico.

Comunicación interpersonal en organizaciones y Administraciones Públicas.

• La comunicación oral: Normas de información y atención, internas y externas.
• Técnicas de comunicación oral:
  • Habilidades sociales.
  • Protocolo.
• La comunicación no verbal.
• La imagen personal en los procesos de comunicación:
  • Actitudes.
  • Usos.
  • Costumbres.
• Criterios de calidad en el servicio de atención al cliente o interlocutor:
  • Empatía.
  • Principios básicos de la asertividad.

Recepción de visitas en organizaciones y Administraciones Públicas.

• Organización y mantenimiento del entorno físico del espacio de acogida: Aspecto y disposición de materiales auxiliares y equipos.
• Control de entrada y salida de visitas, y sus registros.
• Funciones de las relaciones públicas en la organización.
• Proceso de comunicación en la recepción:
  • Acogida.
  • Identificación.
  • Gestión.
  • Despedida.
• Aplicación de técnicas de conducta y relacionales específicas a los visitantes:
  • Escucha activa, empatía y otras.
  • Aplicación de técnicas correctivas.
• Formulación y gestión de incidencias básicas.
• Normativa vigente en materia de registro.

Comunicación telefónica en organizaciones y Administraciones Públicas.

• Medios, equipos y usos de la telefonía: tipos más habituales en las comunicaciones orales.
• Manejo de centralitas telefónicas.
• La comunicación en las redes –intranet e Internet.
• Modelos de comunicación telefónica: barreras y dificultades en la transmisión de la información.
• La comunicación comercial básica en la comunicación telefónica.
• La expresión verbal y no verbal en la comunicación telefónica:
  • Recepción.
  • Identificación.
  • Justificación de ausencias.
  • Peticiones, solicitudes e inscripciones.
• Destrezas en la recepción y realización de llamadas.
• Normativa vigente en materia de seguridad, registro y confidencialidad de llamadas telefónicas.

Elaboración y transmisión de comunicaciones escritas, privadas y oficiales.

• Formatos tipo de impresos y documentos en la empresa, instituciones y Administraciones Públicas: Tipología y características de los documentos.
• Normas de comunicación y expresión escrita en la elaboración de documentos e informes, internos y externos:
  • Normas ortográficas, sintácticas y de léxico socioprofesionales.
  • Uso de abreviaturas comerciales y oficiales.
• Técnicas de comunicación escrita:
  • Identificación de documentos.
  • Mensajes por correo electrónico o correo postal.
• Cartas comerciales.
• Soportes para la elaboración y transmisión de información según:
  • Canales de comunicación.
  • Objetivos.
• Elaboración de documentos de información, y comunicación, privados y oficiales:
  • Formatos.
  • Criterios de realización.
  • Verificación.
  • Control de errores.
• Utilización de medios y equipos ofimáticos y telemáticos: con agilidad y destreza para la elaboración y transmisión de la información y documentación.
• Aplicación práctica de los manuales de comunicación corporativa en las comunicaciones escritas.

Registro y distribución de la información y documentación convencional o electrónica.

• Organización de la información y documentación:
  • Objetivos.
  • Finalidad.
  • Técnicas a aplicar.
• Correspondencia y paquetería:
  • Tipología.
  • Tratamiento.
  • Verificación de datos.
  • Subsanación de errores.
  • Accesos.
  • Consulta.
  • Conservación.
• Recepción de la información y paquetería:
  • Herramientas: servicio de correos, mensajería, circulación interna, correo electrónico, fax, foros, chats, áreas de FAQ o herramientas similares.
  • Revisión periódica de estas comunicaciones.
  • Distribución por canales adecuados.
• Procedimientos de registro de entrada y salida de correspondencia y paquetería: cotejo, gestión y compulsas.
• Actuación básica en las Administraciones Públicas:
  • Nociones básicas del Procedimiento Administrativo Común.
  • Procedimiento básico del Registro Público.
• Conocimiento y difusión de los manuales de procedimiento e imagen.
• Aplicación de la normativa vigente de procedimientos de seguridad, registro y confidencialidad de la información y documentación convencional o electrónica.