ADGG0208: MF0978 – Gestión de archivos

Este módulo formativo pertenece al certificado profesional ADGG0208 Actividades administrativas en relación con el cliente.

Objetivos generales del módulo formativo:

• Identificar los componentes del equipamiento del sistema de archivos –equipos informáticos, sistemas operativos, redes, elementos y contenedores de archivo.
• Utilizar las prestaciones de los sistemas operativos y de archivo de uso habitual en el ámbito organizacional, creando y manteniendo una estructura organizada y útil a los objetivos de archivo planteados consiguiéndose su optimización.
• Aplicar las técnicas de registro y archivo de la información, pública y/o privada, que faciliten el acceso, la seguridad y la confidencialidad de la documentación en soporte papel.
• Ejecutar los procedimientos que garanticen la integridad, seguridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.
• Utilizar las prestaciones básicas y asistentes de aplicaciones informáticas de bases de datos para la obtención y presentación de información, creando las consultas, informes y otros objetos personalizados en función de unas necesidades propuestas.

Gestión de archivos, públicos y privados.

• Aplicación de técnicas de archivo documental:
  • Sistemas de clasificación y ordenación.
  • Finalidad y objetivos.
  • Índices de archivo: actualización.
  • Aplicación de manuales de ayuda.
  • Mejoras ante detección de problemas de organización.
• Procedimiento de registro y posterior archivo:
  • Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores.
  • Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital.
• Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información archivada.
• Funciones y características de los sistemas operativos y de archivo:
  • Configuración de objetos en sistemas operativos. Forma de operar.
  • Creación/nombramiento, copia y eliminación de archivos, carpetas, subcarpetas y otras.
• Técnicas de protección de accesos públicos y privados, en archivos convencionales e informáticos:
  • Niveles de protección: determinación.
  • Disposición de contraseñas y atributos de acceso.
  • Autorizaciones de acceso o consulta, detección de errores en el procedimiento.
• Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información:
  • Normativa vigente de protección de datos y conservación de documentación.
  • Copias de seguridad.

Optimización básica de un sistema de archivo electrónico.

• Equipos informáticos: puesta en marcha, mantenimiento operativo y revisión periódica que eviten anomalías de funcionamiento.
  • Elementos de hardware: Unidad Central de Proceso y Almacenamiento, equipos periféricos, componentes físicos de redes locales, supervisión de conexiones.
  • Elementos de software: instalación y desinstalación, programas, aplicaciones actualizadas y asistentes.
  • Equipos de reproducción.
• Optimización de sistemas operativos monousuario, multiusuario, y en red:
  • Funciones y comandos básicos.
  • Herramientas básicas del sistema operativo.
• Sistemas operativos en redes locales: configuración básica de un sistema de red, actualización y acciones para compartir recursos.
• Aplicación de medidas de seguridad y confidencialidad del sistema operativo: programas de protección (antivirus, firewire, antispam, otros).
• Medidas conservación e integridad de la información contenida en los archivos. Y salvaguarda de los derechos de autor.
• Normas vigentes en materia de protección de datos y confidencialidad electrónica.

Gestión básica de información en sistemas gestores de bases de datos.

• Bases de datos:
  • Tipos y características.
  • Estructura.
  • Funciones.
  • Asistentes.
  • Organización.
• Mantenimiento de información en aplicaciones de bases de datos: introducción, ordenación, asistentes para formularios de introducción de información y actualización de datos.
• Búsquedas de información en aplicaciones de bases de datos:
  • Filtros.
  • Consultas.
  • Asistentes para consultas y otras prestaciones.
• Presentación de información en aplicaciones de bases de datos:
  • Informes.
  • Asistentes para informes.
• Interrelaciones con otras aplicaciones.
• Aplicación de normas vigentes de seguridad y confidencialidad en el manejo de datos.